Datenschutzerklärung
Version 1 vom 31. August 2023
Mit der Datenschutzerklärung erläutern wir, welche personenbezogenen Daten durch den JSC O-Nami Horgen erhoben werden, wie wir mit diesen Daten umgehen und wie die Rechte an den eigenen Daten geltend gemacht werden können.
Welche personenbezogenen Daten sammelt der JSC O-Nami Horgen?
Mit der Anmeldung im Club werden für die Vereinsadministration Name, Vorname, Strasse, PLZ, Ort, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Geburtsdatum, AHV-Nummer und Gradierung (Gürtelfarbe) erhoben.
Ausser der AHV-Nummer werden die Daten aus der Anmeldung in unserer Mitgliederdatenbank gespeichert. Zusätzlich erfassen wir in der Mitgliederdatenbank:
Ein- und Austrittsdatum, Geschlecht, Mitgliederkategorie, Judopassnummer, besondere Funktionen im Club, in der Regel besuchte Trainings, Daten der abgelegten Gürtelprüfungen.
In den Trainings wird eine Präsenzliste geführt. Die Präsenzlisten enthalten neben den Trainingsterminen die Namen der Judoka, die Gürtelfarbe und bei Kindern Kontaktdaten zu den Erziehungsberechtigten.
In der Vereinsbuchhaltung sind die Zahlungen von und an die Mitglieder enthalten (Mitgliederbeiträge, Trainerentschädigungen, Turnierbeiträge usw.).
Wo und wie werden die Daten aufbewahrt?
Die Mitgliederdatenbank ist elektronisch auf www.clubdesk.ch gespeichert. Eine Sicherungskopie der Mitgliederdaten und die von den Mitgliedern bzw. den Erziehungsberechtigten unterschriebenen Anmeldungen hat der Kassier des Clubs.
Die Präsenzlisten können von den Trainerinnen und Trainern auf Papier oder elektronisch geführt werden.
Die Vereinsbuchhaltung wird ebenfalls über www.clubdesk.ch geführt. Buchungsbelege (also auch die Belege mit personenbezogenen Daten) werden vom Kassier auf Papier gesammelt.
Wie lange werden die Daten aufbewahrt?
Die Mitgliederdatenbank wird archiviert; die Angaben werden nur auf Antrag beim Austritt aus dem Club gelöscht. Damit bleibt insbesondere der Werdegang eines Judoka (Gradierungen) nachvollziehbar.
Die Vereinsbuchhaltung wird entsprechend den gesetzlichen Vorgaben während 10 Jahren archiviert. Die Trainerentschädigung erfolgt aufgrund der Präsenzlisten. Deshalb werden die Präsenzlisten als Belege zusammen mit der Vereinsbuchhaltung archiviert.
Wer hat Einsicht in die Daten?
Einsicht in die Mitgliederdatenbank haben über einen kennwortgeschützten Zugang die Vorstandsmitglieder, der J+S Coach und die Trainerinnen und Trainer des Clubs.
Im Dojo sind in einem Ordner die Adressliste der Mitglieder und die aktuellen Präsenzlisten auf Papier für Trainingsteilnehmerinnen und -teilnehmer einsehbar.
Einsicht in Details der Vereinsbuchhaltung haben der Vorstand und die Revisoren des Clubs.
Welche personenbezogenen Daten stehen auf der Website www.o-nami.ch?
Auf der Website veröffentlichen wir
- Von den Vorstandsmitgliedern und den Trainierinnen und Trainern die Kontaktdaten, ein Portrait (Foto), Angaben zur Judo-Laufbahn (z. B. Gradierung, Leiterausbildung, Lieblingstechnik)
- Erfolge unserer Judoka: Bei Wettkämpfen Name, Kategorie und Rang; bei Gürtelprüfungen Name und erreichte Gradierung (Gürtelfarbe)
- Die Protokolle der GV mit den Namen der teilnehmenden Mitglieder
An wen werden Daten weitergegeben?
An den Schweizerischen Judo & Ju-Jitsu Verband (SJV): Für die Lizenzierung erhält der SJV von uns Name, Vorname, Geschlecht, Geburtsdatum, Gradierung, Ein- und Austrittsdatum, Strasse, PLZ, Ort, Telefonnummer, E-Mailadresse (bei Kindern eines Erziehungsberechtigten).
Bundesamt für Sport: Für die Sportförderung durch Jugend+Sport geben wir über unseren J+S Coach weiter: Name, Vorname, Geschlecht, Geburtsdatum, AHV-Nummer, Strasse, PLZ, Ort, Telefonnummer, E-Mailadresse, besuchte Trainings (Präsenzlisten).
Wie erhalte ich Auskunft zu den über mich gespeicherten Daten?
Ansprechperson für die Einsicht in die eigenen Daten und weitere Anliegen im Zusammenhang mit dem Datenschutz ist der Clubpräsident.